Un budget de team building est une ressource financière destinée à la mise en place d’une ou de plusieurs activités afin de créer des liens ou de résoudre certaines situations conflictuelles au sein de vos équipes. Vous avez compris que le but d’un budget de team building est d’allouer un montant adapté à chaque événement de vos équipes.
Nous allons développer plusieurs aspects tout au long de l’article, en passant par la création, la consolidation et aussi le suivi de vos finances avant et après vos activités de team building.
On sait comment des fois, il est compliqué d’avoir un budget, ou même la validation d’une activité au près soit des RH ou de la comptabilité.
On peut tout naturellement se demander, comment élaborer un budget de team building ?
Quel budget pour un team building ?
En fonction de la taille de l’entreprise, une enveloppe est allouée à l’année et pour d’autre entreprise cela est donnée sur demande. De manière générale, les budgets de team building sont confiés au RH ou au comptable qui redistribue ou autorise des activités de cohésion d’équipe à leur chef d’équipe.
Le tarif d’un team building varie en fonction de plusieurs paramètres (développé plus bas) néanmoins compter entre 30 à 150 euros par personne.
Il existe plusieurs paramètres à prendre en considérations, nous en avons développé certains pour vous :
- Objectifs du Team Building : En fonction des besoins et des objectifs de votre entreprise ou équipe, le budget pour un team building diffère. Prenons exemple, d’une équipe qui souhaite renforcer la cohésion entre les membres d’une équipe, une activité simple et économique peut suffire. Si l’objectif est de résoudre des problèmes complexes, il est peut-être nécessaire de consacrer davantage de ressource.
- Taille de l’Équipe : le nombre de participants à l’activité de team building impacte le budget (coûts liés aux activités, frais de déplacement, hébergement, nourriture…)
- Durée de l’Événement : La durée de l’événement de team building est aussi un autre paramètre. Le prix d’un team building à la journée peut être différent à celui d’un week-end par exemple.
- Type d’Activités : Les activités en intérieur ou en extérieur, les ateliers de formation, les jeux de groupe, les activités sportives, ont des coûts différents. Il existe des activités de team building pas cher, et à contrario des team building qui nécessite des investissements plus importants.
- Lieu et Emplacement : L’emplacement de l’événement est un élément clé, un team building au 3ᵉ étage de la tour Eiffel reviendra plus cher qu’un team building virtuel par exemple.
- Logistique et Équipement : Il faut également tenir compte des coûts de logistique comme le transport, location, les décorations, ou encore les cadeaux…
- Professionnalisme et Facilitation : Faire appel à un prestataire, ou à un animateur de team building pour faciliter l’événement peut être couteux.
- Planification : par exemple, la planification anticipée d’un team building permet de réduire les coûts, en comparant les tarifs d’un team building, en négociant des réductions sur les réservations.
Comment classer les dépenses liées aux activités de team building ?
Il y a plusieurs raisons. On vous partage une raison parmi d’autre, hormis bien sûr la maitrise de son budget. On souhaite mettre en avant les relations avec sa hiérarchie et/ou avec la comptabilité. Leur proposer un dossier complet et bien développer. Au-delà de leur facilité le traitement de votre demande, ils seront plus à même de vous accorder les fonds pour vos futures activités de team building et vous gagnerez aussi leurs confiances.
1. Frais de Déplacement : Coût de transport aller-retour vers l’activité, hôtel…
2. Frais d’Accès : Entrée à l’endroit choisi (parcs, musées…)
3. Frais de location : Frais de location de l’espace où se déroule l’activité
4. Frais d’hébergement : Coût de la nuit d’hôtel, maison d’hôte…
5. Alimentation et Boissons : Restauration durant l’activité
6. Coordonnateurs et Conférenciers : Honoraires des conférenciers ou des coordinateurs
7. Décorations et Fournitures : Coûts des décorations et des fournitures
8. Cadeaux et Récompenses : Frais pour les cadeaux ou les cadeaux pour l’équipe
9. Activités et Jeux : l’activité nécessite peut-être la location de différents éléments : vélo, casque virtuel…
Nos petits conseils pour préparer votre budget team building sereinement :
Objectif et Planification :
- Définissez clairement les ou l’objectif de votre activité de team building. Quels sont les résultats que vous souhaitez atteindre ? Quels sont les moyens et les dépenses nécessaires pour atteindre vos objectifs. Cela vous permettra d’avoir une compréhension précise de l’utilisation des fonds tout en évitant les dépenses inutiles et vous aidera à vous concentrer sur ce qui est réellement important pour votre équipe.
- Faites des recherches sur les coûts de l’événement, prenez en compte tous les besoins et les préparations nécessaires (réservations, devis), planifier et suivre l’évolution vous permettra de rester dans la bonne direction.
Gestion des Dépenses :
- Lister vos potentielles dépenses. Créer un fichier avec toutes vos potentielles charges (voir notre PDF gratuit, disponible en téléchargement.). Il vous permettra d’estimer le coût de votre activité de team building et d’éviter les surprises liées à des dépenses imprévues
- Être rigoureux dans votre comptabilité. Mettre à jour les coûts de votre activité dans le document dépense. Sauvegarder les devis, les factures (créer un dossier dans un drive, et scanner les factures si nécessaire). Votre service de comptabilité vous remerciera.
Flexibilité et Négociation :
- Soyez flexible dans vos projets. Connaitre l’objectif de votre team building est la première étape, la seconde est l’organisation. Lister plusieurs activités de team building pouvant correspondre à vos objectifs sans penser au budget qu’on peut vous allouer.
- Avoir différentes solutions vous permettra de vous adapter au budget donné. Et au cas échéant développer une proposition cohérente à votre hiérarchie et de négocier. N’oubliez pas de développer les raisons et les nécessités afin augmenter les fonds.